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    邹雄光 青山控股集团有限公司

    加强ERP在青山钢铁内控管理中的应用

    姓名:邹雄光
    单位:青山控股集团有限公司

    2013年4月1日


    摘要
        ERP作为先进的信息管理系统已经被很多企业运用到实际的生产管理中去,但效果有好有坏。有效的内部控控制是企业得以长久生存发展的基础。在大型钢铁生产企业中,如何将先进的ERP信息管理系统运用到企业的内部控制当中,是企业提高工作效率,建立信息化生产模式的关键所在。从2006年在青山钢铁下属销售公司温州海通不锈钢有限公司首次实施ERP软件以来,ERP在青山钢铁的应用与推广已经历了6年时间。经历从起步、探索到成熟的风雨历程。目前ERP在青山钢铁下属的子集团子公司中大部分已经覆盖。然而,其应用的深度和广度还有待提高。现在就ERP在青山钢铁内控管理中的应用进行深入的探讨。


    目录

          第1章   内部控制对青山钢铁的重要性
          第2章   ERP的应用可以给青山钢铁内部控制带来的积极作用
              2.1对采购环节的管控....................................4
              2.2对仓存环节的管控....................................4          
              2.3对销售环节的管控....................................5
              2.4对财务环节的管控....................................5
              2.5对质量环节的管控....................................5
              2.6对设备环节的管控....................................5

          第3章   利用ERP系统进行内部控制存在的不足
             3.1 人、机安全性问题.....................................6
             3.2 增加了额外成本.......................................6
             3.3 适应期较长,对操作人员的素质要求高...................6
             3.4 局限性问题...........................................6
          第4章   青山钢铁如何更好地应用ERP进行内控
             4.1 站在国际竟争的高度认识信息化建设的重要性..............6
             4.2  总体规划在先,稳步推进...............................7
             4.3  合理匹配项目和资源,规避风险.........................7
             4.4  同步实施条码系统.....................................7
          结论.........................................................7
          参考文献.....................................................7
        

    第1章  内部控制对青山钢铁的重要性
         内部控制的重要性已经被越来越多的企业所认识。特别是对钢铁企业来说,激烈的市场竞争、复杂的生产环节、众多的监管流程,使得企业必须要在内部控制上下大力气,做好内部控制,才能在市场立足。中国加入WTO后,使用钢铁企业的竞争进一步激化。就目前来说钢铁企业的竞争已经到了拼价格的时代,竞争的压力不仅仅来自国内,同时也来自海外。国际市场上的钢材价格往往低于国内市场的价格,国外的钢铁公司已经以其低廉的价格,良好的质量进入中国市场,如果不努力提升企业的内部管理水平,企业将面临被淘汰的危险。
        青山钢铁从最初的一家温州小钢铁企业逐步发展成为走出浙江、迈向全国、走向世界的跨国公司,最初的那种管理单体小企业的思路,已经无法满足现在的需要。因为随着企业规模的扩大和经营业务的不断拓展,企业管理层级增多,管理层很难对下属子公司的各种经营活动直接进行管控。为了确何企业资产的安全完整、提高经营管理效率、保障企业经营管理目标的实现,防止发生舞弊和低效率行为,青山钢铁管理层需要通过内部控制来强对各级企业的管理和控制。
    第2章  ERP的应用可以给青山钢铁内部控制带来的积极作用
        青山钢铁的业务从覆盖了上游的镍的冶炼到下游各种不锈钢深加工产品。在这整个生产过程中,原材料的物理特性、化学特性、机械特性需要不断的发生变化,在生产过程中有大量的水、电和各种能源被消耗,原材料的流动、能源的流动等各种生产信息数据的流动要不断地被传递及更新。复杂的生产、经营过程,过去仅仅依靠人工控制,需要很大的精力,耗用很多的管理资源,且控制目标不能够得到很好的实现。由于管理漏洞形成的损失和浪费时有发生。
        从2006年着手,,陆续完成了财务、采购、销售、库存、数据仓库等信息化系统,建立了较为完善的信息化运行监控体系、网络管理体系和运维体系。给企业的购、产、销及财务管理、质量管理等诸多方面的内控控制带来了积极的影响,具体表现为:        
        2.1对采购环节的管控
        采购业务,作为企业进销存的进口管理,是资金流的起点,资金的流出能否带来相应效益,同时能降低采购成本,对企业来说,是保持持久竞争力的根源。因此,对其进行有效的管控。其重要性是显著的。在实际业务中,ERP系统对采购环节的管控主要体现在几个方面:
      2.1.1对采购的需求控制。采购部门的采购业务执行来源于生产部门和仓管部门的需求,因为材料的采购主要用于库存备用和实际生产,建立在实际需求的采购可以有效避免盲目采购和库存的积压。在实际的业务中,主要是通过需求流转的方式,传递采购申请单到相关的采购部门。
      2.1.2对采购的供应商和采购价格的控制。通过供应商的评级选择合理的供应商,并合理管控供应商和材料的价格,从而降低生产材料成本,避免人为主观选择供应商,达到阳光采购的管理目的;
      2.1.3对采购付款的控制。设定供应商的付款方式和付款期限,从而确定采购的付款时间,形成相应的采购付款计划,可以让采购付款的资金流做得更加合理。同时通过付款单和采购订单的关联,可以避免重复付款的情况发生,保证了资金安全。
       2.2对仓存环节的管控
      库存管理,也是ERP系统一个非常重要的环节。合理控制库存、准确确定安全存量和实时存量,是库存管理的关键,同时也是提高仓库管理水平和管理效率的保证。
      2.2.1合理的库存是体现采购准确与否的关键,是企业是否会被占用资金和花费更多的库存管理费用的重要因素,控制库存可以通过采购环节控制,在ERP系统中,管理者可以实施查询库存量,并与实际生产相对照,对比库存是否合理:
      2.2.2对安全存量的控制,则是仓库管理的重要方面,合理的安全库存是生产有序正常开展的重要因素,没有适当合理的安全库存,会导致生产的滞后。从而影响到交货和销售。而通过生产和销售的合理分析,在这样的基础上设定安全存量,能够为企业采购环节和仓库管理提供必要依据;
       2.2.3实时存量的控制,可以让管理者和仓管实时掌握库存数量,有利于销售订单和盘点的准确性。
       2.2.4所有的物流环节,包括入库出库进行炉号管理,如果产品后续质量出现问题,都可以进行回溯和跟踪。
       2.3对销售环节的管控
       在销售管理层面,通过对客户销售订单的流程管理、价格审核等业务过程的管理和监控,为流程的规范性管理提供了有力支持。销售业务,是进销存的出口管理,是企业资金流实现的最后环节。企业只有存在销售和回款,才是实现资金流的完整过程。
      2.3.1销售管理的控制,可以通过控制产品的销售价格和销售策略,在ERP系统中实现产品标准价格的统一,对客户的实际销售价格可以通过客户的产品价格的设置来实现,并通过实现申请设置实现,未经申请不得修改。事前的申请和设定。可以保证销售价格的统一管理,避免销售价格的随意变动,造成销售价格多样化和临时突变性,不利于企业对销售价格的管理。
      2.3.2销售回款的控制,在ERP系统实际是对每个客户保证金政策的设置,分别确定每个客户的合同保证金比例以及允许欠款的额度,对于超出保证金政策的销售业务,系统自动跳出预警,提醒操作人员,该客户的销售已超出既定的保证金额度,需要补足保证金才可以继续发货,或者需要特殊的审批程序方能通过。
       2.4对财务环节的管控
        ERP的实施,实现了财务与所有业务的集成,同步生成各类成本信息、自动财务记账和生成年度月度财务报表,提高了财务人员的工作效率,缩短了出报表的时间,使得管理层能够在最一时间了解到上个月的经营情况,为下个月的经营决策提供依据。另外,系统内部的各种业务流程的设置,使用财务人员无法随意的更改数据,提高了数据的可靠性,最后出具的报表的准确性也大大提高。
       2.5对质量环节的管控
        在质量管理层面,实现检验计划的制定、检验数据收集和质保书管理一体化,形成质量问题快速反馈和处理机制,建立完备的质量管理基础数据体系,比如各种质量标准及化学成分等,实现对产销关键环节的质量控制。在销售发货时系统自动做一个判断,如果有某个化学成分不符合标准,则进行相关预警。    
       2.6对设备环节的管控
       建实时监测设备的运行情况和负荷,制定设备的阶段性、周期性和防备性的维护计划,并对突发故障产生响诮,提供故障诊断支持。记录设备的历史档案和备品备件管理,方便对设备进行最优化管理与维护,是保证设备受控、高效、零缺陷运行的有力手段。
         建立多层次的设备安全运行体系,规范设备基础管理,增强了设备检测和故障诊断手段,将点检责任落实到人,提高了工人的积极性和责任感,进而控制事故,降低维修费用。
        总之,公司ERP系统的精细化实施,可以整合企业内部主要或所有的经营活动,包括财务、库存、设备、采购、销售、质量、生产、甚至人力资源和办公自动化等等,达成了高效化的经营,实现了对人、财、物的全面控制,给公司的发展提供了新的引擎,注入了新的活力,最终实现物流、信息流、资金流三流同步。表现在内部控制方面更加精准、更加有效。人工控制的一些缺陷得到了有效避免,实现全业务范围、全业务过程的内部控制,让管理人员在控制点上判断更加客观直接,可操作性更操。达到了内部要求,较好地完成了内部控制的任务目标。
        目前,青山钢铁ERP实现了上述财务,采购,库存、销售等环节的内部控制,但在设备,质量、生产等环节上还没有实现ERP的覆盖,需要在后续工作中不断的推进及提高。
    第3章  利用ERP系统进行内部控制存在的不足
         ERP系统是企业内部资源的管理、监控的系统,它为企业实施内控提供了便捷,但它在运行的过程中也会出现很多自身无法克服的问题。
        3.1 人、机安全性问题
         计算机功能强大,但在某些方面表现得很脆弱,而且网络是一个开放的环境,不可避免地会受到来自系统内部和外部的恶意侵入,以致给企业带来很大损失。因此企业内部的各级领导和员工必须要加强信息化安全教育,提高安全意识,完善系统的安全管理,对各环节的操作人员加强必要的监督,严格规定各部门、各单位的操作人员不得违规越权操作,定期对系统进行全面的安全检查,各环节的关键用户的操作密码要定期更换,切实保证运行系统的安全性。
       3.2 增加了额外成本
    利用信息系统实施内部控制,其控制成本会有所提高。由于企业要不断地适应市场需求,调整产品和销售模式,内控会随着企业经营内外环境的变化而做出相应的调整。这就需要信息系统的管理人员及时进行更新设置,为此就会引起信息系统的操作人员在时间和操作中的一些不适应,进行降低工作效率,增加了企业实施内控的成本。但为了保证内控全面有效的实施,合理的成本支出也是必要的。
        3.3  适应期较长,对操作人员的素质要求高
        ERP系统作为一种先进的管理系统,从其进入和完全与企业融合需要很长的一段时间,同时信息系统对于操作人员的素质提出了较高的要求。所以要想让一线员工和各级管理者熟练使用信息管理系统需要做很多的前期的培训,试运行和调试工作。
       3.4  局限性问题
       对于大型的钢铁企业的控制目标很多,从原材料的采购到产品的生产、从产品的再加工到产品的最终销售、从材料的控制到人员的安排等等,涉及资金、物资、人员等非常多而且庞杂,其中有一部分控制目标不可以量化,无法进行信息化处理。此时信息手段必须与传统人工控制等手段互相协调配合才能到达全面、有效的内部控制。
    第4章  青山钢铁如何更好地应用ERP进行内控
    任何事情都存在双面性,ERP信息化管理系统给企业带来效益的同时也存在自身的不足,那么要在青山钢铁的内部控制管理中更好的发挥ERP的作用,笔者认为应当从以下几方面入手:
        4.1 站在国际竟争的高度认识信息化建设的重要性
        实现建设全球最具竞争力的企业战略目标的正确途径就是国际先进企业对标,实施赶超。企业必须在扩大产能的同时,高起点、大力度推进企业信息化建设、促进业务流程优化和管理创新,努力降低成本、缩短交货期,全面提高公司运营效率,增强竞争力,实现信息化和工业化的融合。
        4.2  总体规划在先,稳步推进
        在掌握信息化的前沿理论和最佳实跷案例的基础上,通过对企业战略管理、财务管理、人力资源管理、业务需求等关键能力的调研,准确摸清业务需求现状;通过对组织架构、管理职能、业务流程的调研和分析,最终形成了信息化的总体目标、技术架构、实施路径、投资预算等总体方案。总体规划设计方案作为信息化建设的总指南,为今后各个阶段信息化建设提供了科学的指导。
        4.3  合理匹配项目和资源,规避风险
        在信息化建设中,我们从实施难度、业务收益、项目依赖关系、企业资源安排等方面进行风险分析。比如,企业组织和岗位的变动、业务流程的变化和调整将会给系统的实施和使用带来相应的风险;项目实施所采用技术的有效性、先进性、稳定性和安全性以及基础设施等方面所潜在的风险;实施人员的知识和经验不足、实施人员是否配备到位、项目预算是否充足和时间进度安排是否合理等资源风险;项目进度、范围失控的风险等。针对这些风险,我们都必须制定相应的应对措施。
        4.4  同步实施条码系统
        目前,青山钢铁在物流管理中,都是通过手工录入数据到ERP系统中去,由于在ERP系统中启用了炉号管理,在录入数据的时候要按炉号分开录入,这样在实现精细化管理的同时也造成了统计员录入数据的工作量很大,而且极易出现差错,ERP数据信息严重滞后,影响了ERP系统的实用效果。
        条码是物流信息的现在载体。它是在计算机应用中发展起来的一种自动识别技术,通过条码扫描实现对数据的快速、准确、可靠的自动采集,利用计算机网络、无线数据通讯技术来构造可移动的、实时共享的物流信息自动化处理、传递、跟踪管理模式的一项新技术。它将企业现有的ERP与现场数据采集进行了有机的连接,有效的提高了ERP的现场执力和精细化管理的能力。
    结论
          综上所述,在企业的内部控制管理中引入ERP管理系统可以提高工作效率,强化管理目标。在实际的运用中需要趋利避害,站在企业长远发展的高度,将ERP、条码管理系统和传统的内控手段结合,建立行之有效的内部控制系统。

    参考文献:
    [1]  王思睿. 内控规范破冰启程。财会通讯,2008(8):3-6.
    [2]  林华珊. 浅谈ERP在增强企业内控中的应用及其局限性[J]。福建轻纺,2004(7).
    [3]  盘晓波. 浅论ERP环境下的企业内部控制[J]。现代经济,2008(7):71-72.
     

    关键词:ERP内控
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